Деловой туризм

Деловой туризм — бизнес-туризм или корпоративное путешествие — это часть туристической индустрии, которая связана с организацией командировок и деловых поездок. Бизнес-туристы отправляются на переговоры, заключают контракты, монтируют и налаживают оборудование. В статье мы расскажем, как развивались деловые поездки, разберем виды мероприятий, изучим термины «тревел-политика» и «тревел-поддержка», обсудим, как организовать командировку через онлайн-сервис OBT и агентство делового туризма.

Business tourism не ограничивается служебными и профессиональными задачами. Корпоративное путешествие связано с событийным туризмом, включает конференции, семинары и съезды, охватывает производственные совещания, выставки и ярмарки. Событийный туризм объединяет отдых и участие в культурных, спортивных и деловых мероприятиях, которые приносят доход и выступают ресурсной базой для развития туристического направления.

Развитие делового туризма

Несмотря на то что прообраз деловых поездок зародился в Древнем Риме, индустрия сформировалась в ХХ веке. Выделим периоды развития делового туризма и изменения 2023 года.

Business tourism стал организованным в 20-м столетии, когда появились профильные агентства по организации деловых путешествий. Компании выписывали билеты, размещали в гостиницах и устраивали деловые встречи.

Как ответ на потребность организовывать командировки и деловые поездки в 50 — 60-е годы сформировались туристические бизнес-агентства. Фирмы арендовали физические офисы и лично работали с клиентами. Подрядчики бронировали авиабилеты и места для временного проживания.

В 1963 году группа туристических агентов основала ассоциацию The International Congress and Convention Association. Изначально ассоциация собирала данные и обменивалась практической информацией о рынке международных встреч. Вскоре представители секторов туристической индустрии подали заявки на вступление в ICCA.

В 2023 году ассоциация объединяет travel-профессионалов из 100 стран. Среди участников: организаторы мероприятий, поставщики услуг, например гостиницы и перевозчики, академическое сообщество и сфера MICE. Сообщество ICCA предоставляет доступ к обучающим ресурсам, базе данных и обмену знаниями, развивает профессиональные навыки и создает партнерства в сфере делового и событийного туризма.

В 1960-е появляются первые глобальные распределительные системы GDS. С помощью Global Distribution System — компьютерной системы бронирования — туристические агентства и связанные предприятия получают доступ к информации и распространяют туристические продукты и услуги. Зарубежные Sabre и Amadeus объединяют информацию о рейсах, гостиницах и прокате автомобилей. Агентства узнают о местах и тарифах, совершают резервирования и обрабатывают платежи, за счет чего проще планировать и бронировать деловые поездки. Российская GDS-платформа Sirena Travel закрывает аналогичные задачи в России и странах СНГ.

Особенность GDS — ограниченный доступ: сервис не работает с физическими лицами. В отличие от сайтов Booking.com или «Яндекс Путешествия», GDS — это закрытая программа для агентств делового туризма и компаний, которые заинтересованы в контенте для корпоративных задач.

Продолжающийся технологический бум повлиял на работу агентств. К 1980-м годам подрядчики перешли к глобальным сервисам бронирования, расширили спектр услуг и улучшили качество обслуживания.

Масштабируются специализированные агентства, которые организуют деловые встречи и командировки под ключ. Business Travel Agencies, к примеру AMEX GBT, «дочка» Egencia и CWT, сопровождают корпоративных заказчиков на абонентской основе. В России обращаются к Continent Express, «Випсервис Трэвел», Travelmart и «Аэроклуб».

2010 — 2020-е — эра внедрения OBT. Online Booking Tool — это онлайн-инструмент для бронирования деловых поездок. Организации самостоятельно планируют тур, заказывают услуги и управляют корпоративным путешествием через Интернет.

В 2023 году OBT — это главное ИТ-решение для деловых агентств и корпоративных заказчиков. Далее мы подробно рассмотрим Online Booking Tool и специфику бизнес-поездок на основе OBT.

Деловой туризм в России

В России на развитие делового туризма оказал влияние опыт западных стран. Страна вовлекается в глобальную ESG-повестку. К другим тенденциям относят анализ «больших данных» и применение онлайн-платформ.

Аббревиатуру ESG расшифровывают как Environment, Social и Governance: внимание уделяется экологии, социальной ответственности и корпоративному управлению. Бизнес-туристы и компании стремятся к обдуманным поездкам, что создает благоприятную среду для делового туризма и смежных индустрий.

За счет работы с «большими данными» улучшается стратегическое планирование и принимаются обоснованные решения, например, оптимизируются расходы и учитываются предпочтения сотрудников во время командировок. Переход event-сообщества в онлайн упрощает деловое общение и обмен опытом. Примеры российских платформ — «Бизон 365» и «Контур.Тревел».

Тренды российского делового туризма 2023

Разберем, как привлекают деловых путешественников и развивают бизнес-туризм в России.

• Международный деловой туризм переориентируется на рынки дружественных стран. В Белоруссии, Казахстане и Ближнем Востоке растет число российских делегаций на выставках и форумах.
• Поддерживаются проекты в event-сфере. Экономические конгрессы, туристические выставки и ярмарки сменили названия и продолжают работать в России.
• Появляются новые инфраструктурные объекты для мероприятий. Строятся гостиницы с конференц-залами, бизнес-отели и конгресс-отели. В Москве заработал Soluxe Hotel Moscow, российский застройщик «Брусника» запускает гостиничный проект в Екатеринбурге.
• Усиливается внутренний сегмент событийного рынка. Новые участники конгрессно-выставочной индустрии стимулируют внутренние деловые поездки.

Например, власти города сформировали «Единый календарь событий Санкт‑Петербурга» на 2023 год. В ЕКС — фестивали, праздничные мероприятия, культурные и деловые события.

География российских деловых туристов

География деловых поездок определяется местоположением и бизнес-интересами компании, партнерами, клиентами и мероприятиями в городах и странах. Связана с политической и экономической стабильностью регионов, транспортными маршрутами и инфраструктурой.

Опыт пандемийных лет показал, что интеграция сервисов и облачных решений способна охватить широкую аудиторию. По сравнению с 2022 годом акцент делового туризма на цифровых и гибридных технологиях отошел на второй план. Бизнес-туристы выходят из «зумов» и возвращаются к очным встречам.

Тренд делового туризма 2023 — рост международного присутствия компаний и уровня активности организаций после ограничений во время COVID-19. Бизнес-туристы совершают международные поездки в дружественные страны. Путешественники учитывают визовый режим и готовность другой стороны встречать партнеров. Российские предприниматели ездят в ОАЭ, страны бывшего СНГ, возвращаются поездки в Китай, который готовит безвизовый въезд.

Благодаря отмене ВОЗ статуса «чрезвычайной ситуации» в мае 2023 увеличивается количество посетителей деловых мероприятий. Событийный туризм вновь в спектре внимания. Бизнесмены ездят на форумы, выставки и конгрессы, на которые допускают граждан РФ.

Статистика событийной индустрии показывает рост. В 2018 объем российского рынка составлял 180 млрд руб., в 2022 — почти 200 млрд. Положительная динамика затронула площадки, организаторов и поставщиков сервисных услуг. В 2022, по данным ВНИЦ R&C, 42 % заработали площадки: конференц-отели, конгресс-центры и выставочные павильоны. Треть выручки ушла организаторам мероприятий. На сервисные услуги осталось 18 %.

Цифры показывают интерес к мероприятиям, а значит, и готовность отправляться в командировку. Кроме Москвы и Петербурга первые строчки рейтинга событийного потенциала в 2022 занимали Свердловская область, Республика Татарстан, Краснодарский край и Калининградская область. А вот Ханты-Мансийский автономный округ и Новгородская область в минувшем году заняли 19 и 20 позиции.

Международные опросы о форматах проведения встреч, запланированных на 2023 год, показывают: более половины респондентов предпочитают очную форму. За очной следует гибридная. На третьем месте — онлайн-встреча. После двух лет дистанционных собраний люди возвращаются к очным активностям, но сохраняют «онлайновую» часть контента для привлечения участников, которые не приехали.

Как организовать деловую поездку с Online Booking Tool

С Online Booking Tool проще планировать и бронировать деловые поездки, контролировать расходы и отправлять сотрудников в командировку. OBT объединяет бизнес-путешественников, компании и поставщиков услуг в сфере делового туризма. Рассмотрим функционал.

Подбор услуг

• Поиск и бронирование авиа и железнодорожных билетов. Просматривайте варианты, сравнивайте цены, выбирайте рейсы, заказывайте билеты онлайн.
• Резервирование номеров. Ищите, сравнивайте и бронируйте комнаты в гостиницах, изучайте рейтинги и отзывы.
• Управление расписанием, маршрутами и путевыми листами. Управляйте деловыми поездками, добавляйте сведения о встречах и мероприятиях, ведите учет передвижений, настраивайте уведомления.
• Управление затратами. Отслеживайте расходы на гостиницы и транспорт. Функционал востребован бухгалтерами и топ-менеджерами, которые контролируют расходы на бизнес-поездки.

Тревел-поддержка

Онлайн-инструменты консультируют пользователей, решают проблемы и технические вопросы, помогают разобраться с бронированиями. Например, корректируют даты поездки. Если ситуацию не урегулировать онлайн, клиенту предлагают рассказать о трудностях по телефону. Пользовательский опыт накапливается, и функционал платформы расширяется. Впоследствии разработчики добавят чат-ботов на базе искусственного интеллекта.

Тревел-политика

Travel policy — это правила и рекомендации компании, которые регулируют деловые поездки. Когда сотрудник заказывает туристические сервисы, Online Booking Tool настраивает ограничения, исходя из регламента организации.

Travel-политика ограничивает класс и стоимость. Например, заказчик указывает предпочтительную категорию — отель 3 звезды — и лимитирует цену номера, определяет, в каком классе летают сотрудники. Директору достается бизнес-класс, а линейному персоналу — экономичный.

В тревел-политике прописывают способы бронирования билетов и гостиниц, например, через агентство или внутреннюю систему, а также расходы в командировках. В Online Booking Tool клиента может обслуживать два агентства и более.

Политика корпоративных путешествий учитывает такие нюансы, как здоровье, безопасность и аварийную помощь. OBT рекомендует и ограничивает страны и регионы с учетом политической стабильности и здоровья сотрудников, а также предоставляет информацию, куда обращаться за помощью в случае экстренных ситуаций во время командировки.

Отчетность в Online Booking Tool

OBT готовит отчетные документы. Когда клиент установил требования к отчетам о расходах и документам для возмещения затрат, отчетность готовится в автоматизированном режиме.

Цели делового туризма

Деловой туризм растет, когда развиваются международные отношения и устанавливаются партнерские связи между компаниями из разных стран. Бизнес-туризм создает рабочие места, развивает экономику и расширяет деловые возможности, налаживает обмен знаниями и опытом, передает технологии между странами и отраслями. Выделим шесть целей делового туризма.

• Развивать деловые отношения между представителями компаний и организаций. Бизнес-поездки — это встречи, переговоры, соглашения, контракты, обмен опытом и знаниями.
• Представлять продукт на новых рынках. Участие в выставках, ярмарках, бизнес-миссиях и презентациях в других регионах продвигает бренд, привлекает клиентов и расширяет рынки сбыта.
• Устанавливать международные контакты. Встречи и переговоры с представителями иностранных компаний, правительственных структур и торговых организаций расширяют географию бизнеса, укрепляют сотрудничество и привлекают иностранные инвестиции.
• Развиваться в профессии. Конференции, семинары, выставки и деловые мероприятия дают новые знания, знакомят с инновациями, расширяют профессиональные контакты, предлагают идеи и помогают найти партнеров.
• Развивать экономику и создавать рабочие места. За счет того, что привлекаются инвестиции, расширяется торговля и растет туристическая индустрия, повышаются доходы государства и граждан.
• Улучшать имидж компании и страны. Бизнес-туристы демонстрируют инновации и экономический потенциал. Привлекаются инвесторы, туристы и партнеры, повышается узнаваемость и престиж в глазах международного сообщества.

Познавательно-деловой туризм

Сфера делового туризма не ограничивается поездками по работе: путешественники знакомятся с историей городов и стран, осматривают достопримечательности и приобщаются к местной культуре. Познавательно-деловой туризм объединяет бизнес, международные взаимоотношения и культурный обмен, обогащает профессиональный и личностный опыт, превращает поездку в приключение.

Bleisure или блэже-туризм — это сокращение от «business» (деловой) и «leisure» (отдых). Турист совмещает работу и развлечения: проводит время с пользой, но не ограничивается рабочими встречами и деловыми обязанностями. Бизнес-туристы наслаждаются достопримечательностями, гастрономическими изысками и культурным отдыхом.

Поездка согласуется руководством компании и требует взаимопонимания и доверия между работником и работодателем.

Индустрия встреч

С бизнес-туризмом связана индустрия встреч — Meetings Industry. Участники Meetings Industry — организаторы и поставщики услуг и инфраструктуры — проводят деловые мероприятия. Индустрия встреч влияет на экономическое развитие регионов, в которых проходят конференции и выставки.

Акроним MICE — Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions/Events — относится как к деловому, так и к событийному туризму. Охватывает организацию и проведение мероприятий.

Виды мероприятий

В деловом туризме единая классификация мероприятий не сформирована. Мероприятия, как правило, рассматриваются в контексте событийного туризма, который взаимосвязан с событийной индустрией — Event Industry. Разберем, что такое конгрессное мероприятие, обобщим форматы и приведем определения.

Конгрессное мероприятие — это организованная встреча, на которой участники из различных стран, отраслей, профессий или учреждений собираются для обмена опытом и поиска решений. Мероприятия проводятся самостоятельно или сопровождаются выставочно-ярмарочной составляющей. Проходят в формате форумов, конференций, съездов, круглых столов, конгрессов и семинаров.

Рынок конгрессных услуг в России регулируется ГОСТом Р 53524-2009. Национальный стандарт закрепляет терминологию в конгрессной деятельности и описывает участников конгресс-рынка, инфраструктуру и услуги.

Конгрессы

Конгресс — это собрание, которое объединяет представителей некоммерческих ассоциаций, общественных организаций, научных учреждений и предпринимателей. Встреча нескольких сотен и даже тысяч людей из одной профессиональной или культурной группы. Цель конгресса — обсудить конкретный вопрос.

Выступления на заседаниях и в прениях готовятся членами организационного комитета. Частота проведения конгрессов определяется заранее. Как правило, международные конгрессы проходят раз в несколько лет, а национальные — ежегодно. Собрание длится два и более дней, в течение которых параллельно проходят заседания в секциях.

Ассамблеи

Ассамблея — это официальное собрание участников международной организации, на котором принимают решения, связанные с законодательной, финансовой или политической деятельностью сообщества, а также выбирают исполнительные органы. Генеральная ассамблея — формальное собрание ассоциации, клуба, организации или компании. На заседания приглашают делегатов от каждой организации пропорционально численности. Цель собрания — разработать политику и законодательство, назначить членов комитетов и подкомитетов. Как правило, мероприятия организуют каждый год и называют ежегодными общими собраниями.

Круглые столы

За круглым столом участники обсуждают проблему и высказывают точку зрения. Ведущий слушает комментарии и подводит итоги. На собрании дискутируют на специальные профессиональные темы. Круглый стол иногда проходит за закрытыми дверьми, но чаще — перед аудиторией. Открытые круглые столы организуют, чтобы привлечь внимание к проблеме или простимулировать к политическим, социальным или групповым действиям.

Форумы

На форуме свободно обсуждают темы общественного интереса. Мероприятия сопровождают выставочная экспозиция, конкурсы, семинары и фестивали. Цель форума — диалог и взаимодействие участников. Организаторы предлагают форматы дискуссии, которые позволяют обсудить идеи и обозначить проблемы. Помимо обмена мнениями, на форумах проходят презентации, панельные дискуссии, круглые столы и мастер-классы.

Конференции

Конференция — это собрание делегатов от различных отраслей, профессий или организаций с заранее утвержденной повесткой. Площадка, на которой дискутируют, анализируют и ищут решения. Меньшее, чем в конгрессе, число участников упрощает обмен мнениями. Конференция не предполагает регулярных заседаний и ограничений по времени. Продолжительность — 1 — 2 дня — определяется временными рамками, необходимыми для решения задач.

Как организовать деловую поездку

Отправляясь в командировку, бизнес-турист ищет билеты, бронирует отель, заказывает трансфер и оформляет страховку. Агентства по деловому туризму помогают организовать путешествие и сэкономить время. Если командировку к деловому партнеру или поездку на конгрессное мероприятие вы готовите самостоятельно, воспользуйтесь онлайн-сервисами для бизнес-туристов.

Организация командировки с агентством делового туризма

Поиск билетов. Свяжитесь с агентством и попросите найти билеты, учитывая предпочтения и бюджет. Например, выскажите пожелания по пересадкам или укажите предпочтительные авиалинии. С посредником удобно работать, когда в поездку отправляется отдел или служба. Обратите внимание на сайты агентств для российских клиентов: ath.ru, demlink.ru, zcts.ru.

Заказ отеля. Подрядчик поможет найти отель, соответствующий требованиям. Например, гостиницу около конференц-центра или рабочего объекта.

Трансфер. Закажите трансфер с водителем из аэропорта до отеля или места встречи.

Страховка. Через агента закажите дополнительную страховку для путешествий, которая обеспечит медицинскую помощь, страхование багажа и отмену поездки при непредвиденных обстоятельствах. В России в топ страховщиков входят «СОГАЗ-Мед», «ВТБ МС» и «РГС-Медицина».

Консьерж-сервис. Агенты закажут дополнительные услуги с учетом персональных требований. Ассистенты и удаленные личные помощники решат туристические вопросы, организуют доступ в VIP-зал аэропорта, арендуют авто без водителя, порекомендуют ресторан и зарезервируют стол.

Как организовать бизнес-поездку самостоятельно

Приведем пять советов, которые помогут сэкономить деньги и самостоятельно организовать поездку.

• Когда ищете железнодорожные и авиабилеты, не забывайте об онлайн-поисковиках и агрегаторах: Aviasales и Skyscanner. Организуйте командировки через бесплатный сервис «Авиасейлс Бизнес».
• Чтобы найти и забронировать гостиницу, пользуйтесь онлайн-сервисами B2B.Ostrovok.ru, ratehawk.com и b2b.bronevik.com.
• Изучите общественный транспорт в городе. Разберитесь, как добраться до гостиницы и офиса. Воспользуйтесь услугами транспортных компаний. В России корпоративные заказчики обращаются в i’way, Z.Brothers chauffeur service, «МБ-Престиж».
• Проанализируйте рынок страховщиков и оформите медицинскую страховку, которая покрывает здоровье и несчастные случаи в стране пребывания.
• Заранее решите, потребуется ли переводчик, визовая поддержка, аренда автомобиля и бронирование ресторанов для деловых обедов.